Cómo evitar errores de planeación en construcción

Por qué la planeación es la fase más importante del proyecto

La fórmula clásica de la gestión de proyectos dice que por cada peso que ahorras al no planear, gastarás diez corrigiendo los problemas que genera esa omisión. En construcción esa relación es frecuentemente exacta. Los errores de planeación no se notan hasta que la obra está avanzada, y en ese momento corregirlos es exponencialmente más caro.

Error 1: definir el programa sin el presupuesto

Diseñar el proyecto que quieres sin antes saber cuánto puedes gastar produce inevitablemente un diseño que hay que reducir o simplificar cuando llegan los presupuestos reales. Ese proceso de reducción retroactiva desperdicia honorarios de diseño, tiempo y a veces produce un resultado peor que si se hubiera diseñado desde el inicio con el presupuesto correcto.

La planeación correcta empieza por el presupuesto disponible y diseña el mejor proyecto posible dentro de ese presupuesto.

Error 2: no incluir los costos blandos en el presupuesto

Los costos blandos son todos los costos del proyecto que no son materiales ni mano de obra: honorarios de arquitectos e ingenieros, permisos y licencias, pruebas de laboratorio, seguros, costos de ventas y marketing, gastos de escrituración e impuestos. Representan entre el 15% y el 25% del costo total del proyecto. Proyectos presupuestados solo con el costo de construcción se quedan sin dinero para terminar.

Error 3: programa de obra sin ruta crítica

Un programa de obra que solo lista actividades sin identificar las dependencias críticas no sirve para controlar el proyecto. La ruta crítica identifica qué actividades determinan el plazo total: si alguna de esas actividades se retrasa, el proyecto completo se retrasa. Conocer la ruta crítica permite priorizar recursos en las actividades que más importan.

Error 4: plan de ventas desconectado del flujo de caja

En proyectos con preventa, los ingresos deben estar sincronizados con los pagos a contratistas. Un plan de ventas optimista que no se cumple genera una brecha de liquidez que puede paralizar la obra. El modelo financiero debe incluir un escenario pesimista de ventas y debe tener fuentes de financiamiento definidas para ese escenario.

Error 5: ignorar los tiempos de trámites

Los trámites de permisos, conexión de servicios y cambios de uso de suelo tienen tiempos mínimos que no pueden comprimirse. No incluirlos en el programa de obra produce presupuestos con fechas de inicio de construcción irreales y compromisos con compradores que no se pueden cumplir.

¿Cuánto tiempo debe dedicarse a la planeación antes de iniciar la obra?

Regla general: la planeación debe durar el tiempo necesario para responder con certeza razonable cuánto va a costar, cuándo va a terminarse y a qué precio se va a vender o rentar. Si no puedes responder esas tres preguntas con datos reales, no estás listo para iniciar.

¿Puedo planear mientras construyo?

Puedes ajustar el plan durante la construcción, pero no puedes empezar a planear durante la construcción. Las decisiones de diseño que no se tomaron antes son las más costosas de tomar en obra.

¿Qué herramienta es mejor para el programa de obra?

Para proyectos pequeños-medianos, Excel o Google Sheets con una tabla de Gantt es suficiente. Para proyectos con más de 20 actividades críticas paralelas, Microsoft Project o Primavera ofrecen funcionalidad de ruta crítica que justifica el costo de aprendizaje.